Gestionnaire Administrative

Définition du poste :

Missions générales et administratives :

• Coordination et suivi du courrier et des mails
• Gestion des envois par courrier
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents
• Elaboration, mise en place et actualisation d’outils de suivi
• Collecte de données
• Gestion de l’agenda « Stratégie », programmation de réunion
• Rédaction de compte rendu de réunions
• Planification des instances, participation et réalisation des comptes rendus

Missions Spécifiques :

• Participer à la coordination des projets (médical et d’établissement)
• Rédaction du projet d’établissement
• Participer à la coordination et à l’organisation du suivi des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens pour les pôles et les directions fonctionnelles par thématique proposé par l’ARS.
• Réalisation de diagnostic (avoir une connaissance élargie des activités interne à l’établissement et des activités du territoire)
• Organiser des points de suivis DIM/ DAF et assurer le suivi des différents projets et des éléments diagnostic

• Gestion administrative
• Création d’outils de suivi
• Suivi des conventions et présentation d’un bilan annuel
• Faire des propositions de rédactions

Dossiers d’autorisation :

• Préparation des dossiers : organiser les collectes de données auprès des équipes et directions concernées.
• Pré rédaction des données
• Gestion administrative des dossiers de demande et de renouvellement d’autorisation d’activités de soins et de labélisation de l’établissement
• Collecter des données
• Préparation des visites de conformité

Appels à projets :

• Gestion du comité de projet :
  • Programmation des réunions
  • Saisir les directions et les équipes concernées
  • Actualiser le tableau de suivi des projets
  • Mettre en place des plans d’actions
• Rédaction des appels à projets et/ou demande de subvention en lien avec la Responsable Stratégie et en lien avec les pôles et les équipes concernées

Programmes d’éducation thérapeutique du patient :

• Préparation des déclarations des nouveaux programmes ETP
• Préparation des déclarations des demandes de renouvellement de programme
• Suivi des rapports d’activités, annuel et quadriennal

Enquêtes :

Rapport d’activité :

• Coordination interne des demandes de rapports d’activités :
  • Pôle gériatrique / CPEF / EMSP / PFR
  • …

Déclaration :

• Déclaration des protocoles de coopération ou autres activités nécessitant des déclarations administratives

Lien Ville  Hôpital :

• Participer à l’organisation des événements ville  hôpital
• Travailler en collaboration avec la Direction de la communication, sur la communication des événements.

Aptitudes :

• Dynamisme et implication professionnelle
• Capacité à travailler en autonomie
• Adaptabilité et réactivité
• Capacité d’analyse de la situation et des enjeux
• Rigueur administrative
• Aisance à l’utilisation des outils bureautiques

Savoir être :

• Sens de la confidentialité et de la discrétion
• Sens de la diplomatie
• Sens du travail en équipe
• Aisance relationnelle
• Capacité d’adaptation et de disponibilité

Profil recherché :

• Formation de niveau Bac +2
• Compétences techniques : Word, Excel (avancé), Power Point,
• Une expérience sur une fonction similaire et une connaissance de l’environnement hospitalier seraient un plus

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser, sous la référence ” 2024-45″ à :
Centre Hospitalier de Douai
DRH
Route de Cambrai
BP 10740
59500 DOUAI Cedex

ou par mail:
drh@ch-douai.fr