Responsable des affaires médicales

1.    Identification du poste

Fonction : Responsable des Affaires Médicales
Service : Direction des Affaires Médicales
Code métier du répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière : 45F20, 45F40, 45F75
Correspondance statutaire : Attaché(e) d’Administration Hospitalière,

2.    Présentation de l’établissement et de la direction des affaires médicales

Le Centre Hospitalier de Douai

Etablissement support du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT), le Centre Hospitalier de Douai est l’établissement pivot de la zone de proximité du Douaisis. Il assure ses missions de service public hospitalier sur un secteur de 64 communes dont la population rassemble près de 260 000 habitants.

Centré sur le patient, l’hôpital porte une attention particulière à l’accueil, à l’accompagnement du patient et de son entourage, à la qualité et à la sécurité des soins, aux modes d’hospitalisation de plus courte durée, ainsi qu’aux prises en charge innovantes.

Avec une capacité de 921 lits et places, le Centre Hospitalier de Douai réalise chaque année près de 45 000 séjours en hospitalisation.

Premier employeur public du Douaisis, l’établissement emploie 2 300 personnes réparties sur les domaines médicaux, paramédicaux, administratifs et logistiques.

Acteur de santé publique et de prévention, l’hôpital s’investit dans une mission de soins au-delà de son enceinte en proposant un modèle d’hôpital « hors les murs ». Le Centre Hospitalier de Douai a pour ambition de soigner l’habitant au cœur de son quartier.

La Direction des Affaires Médicales assure la dynamique, l’orientation, le portage global et les décisions de la politique des Ressources Humaines Médicales en lien avec le projet d’établissement et les projets médicaux sur l’ensemble des secteurs d’activités de la DIRAM, les 4 interfaces : stratégie, coopérations, attractivité /fidélisation, et domaine d’expertise (connaissance statutaire, calendriers, dispositifs, gestion du temps de travail et suivi budgétaire) en conformité avec l’évolution de la réglementation

Elle gère 200 praticiens et 70 internes, allant du recrutement jusqu’au suivi de bout en bout de leur carrière, la gestion du temps de travail, la gestion des effectifs et la GPMEC ainsi que le suivi budgétaire,

Elle est composée d’un Directeur des Affaires Médicales, des Coopérations et d’Appui à la Stratégie, d’un Responsable des Affaires Médicales, d’un contrôleur de gestion sociale sur le Personnel Médical, et de 5 gestionnaires organisés en Pôle d’activité :

1-    Recrutement et carrières

2-    Paie/ Temps médical

3-    Contrôle de gestion sociale

3.    Missions et activités

      Mission générale
En qualité de Responsable des Affaires médicales, il (elle) est chargé(e) de la mise en œuvre opérationnelle de la politique des Ressources Humaines Médicales au sein de l’établissement. Il (elle) gère administrativement l’ensemble du personnel médical dans le respect de la réglementation et du projet d’établissement, en animant une équipe de 5 gestionnaires administratifs.

     Activités
Management d’équipe :

• Coordonner l’activité des gestionnaires dans chacun de leur domaine d’activité, en binôme et en transversalité.
• Organiser, superviser et contrôler toute l’activité accueil et recrutement, évolution de carrière, paie et gestion administrative dans les normes fixées par le commissaire aux comptes
• Encadrer et évaluer les gestionnaires du service, les accompagner dans les objectifs fixés lors des entretiens annuels d’évaluation.
• Assurer un bon niveau d’information et poursuivre la montée en expertise de l’équipe
• Proposer la répartition des ressources et des moyens en fonction des temps forts du calendrier et des périodes de forte activité sur la gestion du PM.
• Contribuer au développement d’outils permettant de dématérialiser et de fiabiliser les flux.
• Assurer des « reportings » individuels réguliers, et des points d’équipes hebdomadaires.

Finances et suivi budgétaire :

• Soutien à l’élaboration de l’EPRD (budget annuel) et au suivi régulier des dépenses des personnels médicaux et de ses recettes par compte en lien avec le Contrôleur de gestion sociale.
• Elaborer des procédures et suivre les différents risques dans le cadre de la certification des comptes en lien avec le Contrôleur de gestion sociale.

Suivi des effectifs :

• Suivre et gérer les vacances de postes de praticiens hospitaliers jusqu’à l’installation des praticiens
•  Préparer les demandes d’ouverture de postes des internes et assurer le suivi des agréments des services
• Préparer et suivre les demandes de postes dans le cadre du Post Internat (Assistants, CCU Région)
• Coordination des conventions de mise à disposition des praticiens

Gestion des carrières et des recrutements :

•  Contribuer aux démarches proactives de recrutement des praticiens : prises de contact, publication d’annonces, organisation de l’arrivée des praticiens (programmation de l’arrivée en lien avec les autres directions, suivi des demandes de logement, petite enfance…), communication en interne sur l’arrivée pour l’organisation en amont plages de blocs, de consultations ….…
• Assurer le suivi des décisions administratives concernant la carrière des personnels médicaux (décision, renouvellements de contrats, primes et indemnités …) et des libéraux intervenant dans l’établissement
• Identifier les conditions d’accueil et recrutement des médecins étrangers de l’UE, et PADHUE et suivre les dossiers de ces médecins en lien avec la Sous-Préfecture, la Ministère de l’intérieur et l’OFFII.
• Accueillir et informer les personnels médicaux en termes de carrière, de droits statutaires et de rémunération, et d’évolution de carrière.

Gestion du temps de travail et temps additionnel :

• Poursuivre la mise en conformité de l’établissement concernant la gestion du temps de travail des séniors comme des internes.
• Suivi des maquettes organisationnelles de chaque service et mise à jour régulière en lien avec les chefs de service.

Intérim :

Assurer le recours à l’intérim concernant les services en tension, et suivre la mise en conformité de l’établissement à la réglementation applicable sur le plan tarifaire.

Autres missions :

• Répondre aux différentes enquêtes annuelles de statistiques en lien avec l’équipe
• Participer à l’élaboration de la politique d’accueil des médecins et internes (internet, livret d’accueil, plaquettes d’information, journée d’accueil)
• Assurer la veille juridique sur l’ensemble du champ des Affaires Médicales
• Préparer les présentations des différentes instances : CME, Commission de l’Organisation de la Permanence des Soins, sous-commission DPC, commission de l’activité libérale…
• Développer des projets de qualité de vie au travail à destination des praticiens

4.    Compétences requises

    Savoir-faire requis

Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine

Argumenter et convaincre dans une relation de confiance des interlocuteurs si besoin négocier des accords.

Concevoir, formaliser et adapter des procédures/ protocoles relatives à son domaine de compétence

Gérer un budget ou une norme quantitative et optimiser la gestion financière propre à son domaine d’activité et rapporter à sa hiérarchie tout risque d’écart.

Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

Traduire les orientations, plans d’actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes.

Savoirs requis

Communication / relations interpersonnelles : Connaissances opérationnelles
Conduite de projet : Connaissances opérationnelles
Gestion budgétaire et administrative : Connaissances approfondies
Gestion des ressources humaines PM : Connaissances approfondies
Logiciel dédié à la gestion RH PM : Connaissances opérationnelles
Management et encadrement d’équipes : Connaissances opérationnelles
Méthodes et outils de recrutement, mobilité, orientation professionnelle : Connaissances opérationnelles
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement : Connaissances opérationnelles
Statut des personnels médicaux : Connaissances opérationnelles

–          Connaissances opérationnelles :
Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d’un champ ou d’un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l’équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d’acquisition de quelques mois à un / deux ans.

–          Connaissances générales :
Connaissances générales propres à un champ. L’étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d’acquisition courte de quelques semaines maximum.

–          Connaissances approfondies :
Connaissances théoriques et pratiques approfondies dans un champ donné. Maîtrise des principes fondamentaux du domaine, permettant la modélisation. Une partie de ces connaissances sont des connaissances avancées ou de pointe. Durée d’acquisition de 2 à 4/ 5 ans.

5.    Position dans la structure

    Liens hiérarchiques

Sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du directeur des Affaires Médicales, des Coopérations et d’appui à la Stratégie.

      Liens fonctionnels

Liens fonctionnels internes à l’établissement :

• Président de CME, DG, Chefs de pôle et Responsables de service
• Ensemble des Praticiens de l’établissement
• Autres Directions fonctionnelles comme la DRH, la DAF, la DIT, la DPALSE et la QUALITE
• Service de Santé au Travail

Liens fonctionnels externes au Centre hospitalier :

• Trésorerie
• Commissaire au compte
• Centre National de Gestion
• ARS
• Faculté de Médecine
• Direction des Affaires Médicales du CH de Somain relevant du GHT
• Direction des Affaires Médicales du CHRU de Lille et des autres CH en partenariat dans le cadre de convention de formation ou de temps partagé.
• Agences d’intérim
• Conseil de l’Ordre des Médecins et des Pharmaciens

6.    Contraintes de fonctionnement

Temps de travail

Temps plein, forfait cadre (19 RTT)

Autres contraintes de fonctionnement

Planning de congés à organiser en binôme.

7.    Nature et niveau de formation

Diplôme en ressources humaines ou équivalent de niveau 6 (bac+3, bac +4)

Une expérience professionnelle sur des fonctions de Responsable des Ressources humaines médicales et une connaissance du fonctionnement hospitalier seront appréciées.

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser, sous la référence ” 2024-47″ à :

Centre Hospitalier de Douai

DRH

Route de Cambrai

BP 10740

59500 DOUAI Cedex

ou par mail:

drh@ch-douai.fr